F.A.Q Exposants et intervenants

L’accès
Quelle est l’adresse exacte du salon ? Y-a-t-il un plan d’accès qui mène au lieu exact du salon à partir du métro ? Le salon a lieu à la Cité des Sciences et de L’Industrie située 30, avenue Corentin-Cariou - 75019 Paris : Cette adresse est valable pour arriver par devant à pied (comme tous les visiteurs) en suivant les indication « Cité des Sciences » depuis le Métro ou dans la rue depuis le Tram ou le Bus. Il est également possible d’accéder par l’arrière en véhicule, en suivant les panneaux indiquant la zone livraison. Si vous arrivez à pied par l’avant en dehors des heures d’ouvertures au public, précisez simplement que vous êtes exposants pour le salon Terra Scientifica. A la livraison en véhicule par l’arrière, précisez également que vous êtes exposant pour le salon Terra Scientifica.
En tant qu’exposant, comment faire pour rentrer dans le salon avant les visiteurs ? Vous pouvez vous présenter avant l’heure d’ouverture de la Cité des Sciences à l’entrée principale, et dire aux gardiens (sécurité) que vous êtes exposant sur le Salon Terra Scientifica. Ils vous laisseront rentrer pour que vous puissiez rejoindre le centre de congrès. Nous accueillons les exposants à partir de 7h30 le vendredi et à partir de 8h le Samedi et le Dimanche.
En tant qu’exposant est ce que je dois m’inscrire sur le site www.terra-scientifica.com/-Entree-Gratuite-.html, pour pouvoir rentrer sur le salon ? Oui, toute personne qui voudrait rentrer sur le salon doit s’inscrire sur le site, il vous suffira de présenter votre QRcode à l’entrée et vous recevrez une contremarque qui vous permettra ensuite de ré-entrer à tout moment. Si vous ne recevez pas votre QR Code par email, vous pouvez conserver une capture d’écran de la page qui s’est affichée sur votre smartphone ou sur votre ordinateur, et la conserver dans vos archives.
Si un co-équipier doit me rejoindre en milieu de journée, comment peut-il faire pour ne pas avoir à faire la queue ? Pour ne pas faire la queue, et doubler/couper la file d’attente : Les exposants auront un coupe-fil sur leur écran de téléphone, non nominatif. L’illustration à montrer à l’écran sera envoyé par email au responsable de l’exposant qui est le contact avec le Salon, et il pourra lui-même le faire suivre aux co-équipiers exposants.
Où garer ma voiture ? En réservant une ou plusieurs places pour un ou plusieurs jours par email auprès de l’organisation du Salon Terra Scientifica, vous pouvez garer votre véhicule au Parking pour un tarif de 20 euros par jour tarif préférentiel spécial évènement. Comptez 55 euros/ jour pour les utilitaires de plus de 2.80m. Merci de préciser voiture/minibus, le nombre de jours, et les dates des jours concernés.

Contactez nous et prévenez-nous : contact terra-scientifica.com et nous vous distribuerons vos tickets au stand de l’organisation à l’entrée du Salon Terra Scientifica. C’est le Salon qui vous facturera individuellement ces tickets, sur l’interface de commandes des produits du salon. Le Salon payant la Cité des Sciences en un seul versement.
J’ai perdu mon QRcode. (j’ai supprimé l’email, ou introuvable) Il faut vous ré-inscrire, afin de générer un nouveau QR code, et par mesure de sécurité, faites une capture d’écran.
Si nous venons à plusieurs, est-il nécessaire d’avoir un QRcode par personne ? Ou un QRcode pour notre groupe suffit-il ? Il faut inscrire chaque personne une par une, afin d’avoir un QRcode par personne


Pour votre confort
Y a-t-il un vestiaire ? Oui, juste avant la billetterie d’entrée (entrée gratuite) au Salon
Y a-t-il une salle où laisser du matériel, un sac, des affaires ? Oui, il y aura une salle réservée aux exposants, à l’entrée, mais bien qu’elle soit gardée n’y laissez pas d’objets de valeurs.
Pour manger à midi, quelles sont les possibilités, et existe-t-il des conditions préférentielles ? Des tickets-repas seront distribués au stand du Salon, à toutes les personnes qui le désirent, offrant une réduction de 10% sur les sandwichs et repas à table, sur les 3 restaurants Atmosphère, Biosphère et Rest’O : www.terra-scientifica.com/Infos-Pratiques.html (le Burger King ne pratique pas la réduction, mais est également à votre disposition dans les lieux)
Y a-t-il un frigo ? Non, il n’y a pas de frigo.
Y-a-t-il un accès correct à Internet ? Oui, les exposants pourront se connecter sur le réseau wifi Terra Scientifica, le mot de passe sera Success30! (avec la majuscule et le point d’exclamation)


La logistique : Pour tous
Aurons-nous un badge qui nous sera fourni en tant qu’exposant ? Non, il n’y a pas de badge distribué. Vous recevrez une contremarque lors de votre première entrée, que vous pourrez utiliser ensuite pour vous déplacer librement. Il vous appartient de vous identifier aux couleurs de votre organisme sur votre stand.
Les membres de l’organisation du salon auront-ils un badge ? Oui, les membres de l’organisation du salon seront reconnaissables, par leur tenue vestimentaire et leur prénom sera visible sur leur badge.
Qu’en est-il des conditions sanitaires sur l’évènement ? Il n’y a pas de port de masque obligatoire. Le gel hydroalcoolique est fourni sur place sur chacun des trois étages. Si, dans le cadre d’un atelier ou sur votre stand vous avez des objets à faire toucher par les participants et/ou visiteurs, vous devez fournir un petit distributeur de table sur votre stand, à vos frais. Si vous avez des objets ou vêtements par exemple à faire porter (têtes, mains, ...) prévoir soit un nettoyage au gel, soit un tissus
A quelle heure le dimanche devrons-nous commencer à débarrasser notre stand, démonter, ranger ? Bénéficierons-nous d’aide, lors de cette étape ? La présence de public se termine dimanche à 18h00. Il faudra avoir terminé le rangement des stands, salles et espaces posters à 20h00. L’équipe du Salon pourra rendre service, mais il ne faut compter que partiellement sur elle, car vous serez nombreux.
Aurons-nous un badge qui nous sera fourni en tant qu’exposant ? Non, il n’y a pas de badge distribué. Vous recevrez une contremarque lors de votre première entrée, que vous pourrez utiliser ensuite pour vous déplacer librement. Il vous appartient de vous identifier aux couleurs de votre organisme sur votre stand.


La logistique : Pour les exposants qui auront un stand
Y-a-t-il de l’électricité ? Oui, vous pourrez bénéficier de l’électricité à maximum 5 mètres de votre stand. Cependant, il est important de noter qu’il vous appartient de prévoir une rallonge de 5 mètres minimum et une multiprise avec au moins le nombre de prises dont vous avez besoin.
Comment est assuré la sécurisation des rallonges sur le trajet du public ? Les rallonges électriques passent par l’arrière des stands. Le Salon met à disposition du scotch pour recouvrir la partie du câble qui rejoint votre table depuis votre fond de stand.
Y a-t-il des vidéoprojecteurs à disposition, pour que j’en installe un sur mon stand ? Tous les exposants qui veulent projeter sur leur stand, doivent se procurer leur propre vidéoprojecteur. Le Salon ne met à disposition que des écrans rigides de 80 cm de hauteur et de 120 cm de largeur, à fixer sur votre structure de stand ou sur un mur. Toutefois si vous désirez bénéficier de ce service, veuillez nous prévenir toujours le plus tôt possible.
Quelle est la taille des tables ? Les tables font 70 cm de profondeur pour 1m20 de large, pour une hauteur de 80 cm
Doit-on prévoir une nappe ? Afin de donner un style commun sur l’ensemble du salon, nous préconisons l’absence de nappe, les tables étant en bois naturel. Toutefois, si vous désirez ranger du matériel sous la table, merci de prévoir une nappe qui descend jusqu’au sol.
Est-ce que vous fournissez des poubelles / des sacs poubelles ? Ou doit-on l’amener ? "Sur place il y a des poubelles normale avec le tri, à tous les niveaux. Il est préférable de venir avec votre stock de sacs poubelles pour le transport de vos déchets.
Pour les gros volumes, en particulier au moment de l’installation, il y aura des bennes à disposition dans les espaces, les exposants mettent leurs cartons de côté et les équipes de la Cité des Sciences se chargent de les mettre dans les bennes. Tout ce qui est métallique, en verre ou tranchant est cependant interdit."
Y a-t-il des supports disponibles autour du stand pour accrocher des choses ? Non, les stands doivent être tendus sur leur propre structure, sauf si vous avez un espace sans stand, dans ce cas vous disposez d’une cloison sur laquelle fixer vos posters (patafix) ou vos bâches (scratch autocollant d’exposition).
Y-a-t-il une possibilité de faire livrer du matériel par voie postale ? Dans ce cas la, quelle est l’adresse de livraison, et la date de livraison possible ? Ainsi que les contraintes/procédures/plan d’accès de livraison pour mon transporteur ? Vous pouvez faire livrer du matériel sur la Cité des Sciences à la condition que le livreur se présente soit jeudi entre 14h00 et 18h00, soit vendredi entre 7h30 et 09h00, à l’accès livraison en véhicule, ou par l’avant (entrée des visiteurs) à pied. Toutefois si vous le désirez le Salon propose l’impression et la livraison de vos fonds de stands, en ce cas vous trouverez le matériel sur place à votre arrivée, prêt à monter. Contactez-nous.
Quelle est l’adresse à donner à un livreur ? Cité des Sciences et de L’Industrie, 30 avenue Corentin-Cariou, 75019 Paris, accès livraison, puis Centre des Congrès de la Villette, Niveaux S1, S2 ou S3 (voir plan d’implantation)
Nous avons besoin d’un diable, pour décharger notre matériel entre la voiture et le lieu du salon, est-ce possible de nous en mettre un à disposition ? Sur place vous pourrez utiliser des chariots à roulettes. S’il vous faut un diable, il vous faudra l’amener avec vous.
Y-a-t-il un porte-palette ? Il n’y a pas de porte-palette à disposition sur place, vous pourrez utiliser les chariots à roulettes. Toutefois, si vous faites livrer par un livreur équipé d’un porte-palette, il pourra accéder jusqu’à votre espace d’exposition.
Y-a-t-il un monte-charge ? Oui, il y a un monte-charge qui relie les 3 niveaux avec l’accès livraison.


Pour les intervenants, conférenciers, films
Est-ce que l’organisation du salon me garantit des auditeurs à ma conférence ? les auditeurs naturellement présents sont une proportion du public présent. Vous trouverez le service d’une action de promotion ciblée à votre conférence dans la brochure aux exposants qui vous a été transmise en amont. Si vous n’avez pas pris le service, pensez à faire la communication nécessaire afin d’y drainer le public souhaité en face.
En tant que conférencier, ai-je le droit d’exprimer un avis sur un autre conférencier ? La liberté d’expression est la capacité d’exprimer un avis argumenté. C’est comme cela que l’on va pouvoir faire évoluer les pratiques au tourisme responsable en faveur dans la planète. Toutefois, il est des règles professionnelles élémentaires de s’obliger à respecter une obligation de réserve absolue tant sur la forme de ses propos que sur le tort dédié dans une conférence a parlé d’un concurrent. Si les visiteurs du salon décident de ne pas revenir l’année suivante parce qu’ils sont dérangés par un acte combatif entre les exposants, plus aucun acteur du tourisme ne pourra tirer profit de ce public donc ce n’est avantageux pour personne.
Comment se passe les interventions de type ’’Projection d’un film" lors du Salon Terra Scientifica ? Tous les films sont lancés par l’équipe au plus tard 5 minutes après l’heure indiquée sur le programme. Si un film fait 50 minutes ou plus, soit il n’y a pas d’intervention suite au film, soit il sera mis sur un créneau de 1h30 au sein du Programme. Toutes les interventions (par exemple débats, discussions, questions-réponses, conférence) qui accompagnent un film, devront se faire après la projection du film.


Comment se passe la communication ayant pour but de faire de l’évènement un succès ?
Comment se passe la communication et la transmission des informations auprès de la presse ? Le salon et ses partenaires presse diffusent des informations aux journalistes, notamment une information spécifique 1) pour chaque exposant, 2) pour chaque concours, 3) pour chaque élément du programme (conférence, film, table-ronde, atelier, animation, rencontre), sur la base des informations trouvées sur la page exposant/intervenant (www.terra-scientifica.com/-Exposants-.html), et des documents que vous nous fournissez. En cas de visuels et d’images, merci de toujours les joindre à part, par email, en pièce-jointe (et non pas inclus dans un document) avec un objet d’email très clair, afin que nous puissions l’identifier facilement. Si vous souhaitez diffusez une demande particulière auprès du grand public / des visiteurs potentiels du Salon (par exemple la requête de venir avec un objet particulier lors d’un atelier spécifique), n’hésitez pas à nous le communiquer également.
Quels sont les éléments que l’on peut utiliser pour communiquer sur le Salon et notre présence ? Voici le lien sur lequel vous trouverez tous les textes et les images, à votre disposition pour faire la promotion de votre présence au salon : ici